Banyak aplikasi manajemen tugas saat ini hadir dengan filosofi yang sangat kaku. Pengguna sering kali dipaksa untuk mengikuti metode tertentu yang sudah ditentukan oleh pengembang aplikasi tersebut, mulai dari cara menyusun daftar hingga bagaimana notifikasi ditampilkan.

Mengenal Apple Reminders sebagai Toolkit Fleksibel

Apple Reminders, yang tersedia bagi pengguna iOS dan macOS, menawarkan pendekatan yang berbeda. Alih-alih mendikte alur kerja Anda, aplikasi ini berfungsi sebagai sebuah toolkit yang menyediakan berbagai elemen dasar yang bisa Anda rakit sendiri sesuai dengan kebutuhan pribadi.

Fleksibilitas ini memungkinkan Anda untuk membangun sistem yang sederhana atau sangat kompleks. Beberapa elemen kunci yang tersedia meliputi daftar tugas terpisah, pengingat berbasis waktu atau lokasi, hingga pelacakan proyek dengan ketergantungan tertentu.

Memahami Kebutuhan Sistem Anda

Bagi sebagian orang, sistem yang rumit mungkin tidak diperlukan. Jika Anda hanya memiliki belasan tugas dalam seminggu, daftar sederhana yang bisa dipindai dalam hitungan detik sudah cukup untuk menjaga semuanya tetap terkendali.

Namun, bagi mereka yang menangani banyak tanggung jawab sekaligus, diperlukan struktur yang lebih dalam. Kuncinya adalah menemukan keseimbangan antara kecepatan memasukkan data ke dalam sistem dan ketepatan kategorisasi tugas tersebut.

Prinsip Utama: Daftar Tugas Tetaplah Daftar Tugas

Salah satu aturan penting dalam produktivitas adalah menjaga agar daftar tugas Anda tetap bersih. Jangan mencampuradukkan tugas yang harus dikerjakan dengan daftar referensi, seperti judul film yang ingin ditonton atau buku yang ingin dibaca di masa depan.

Gunakan aplikasi lain seperti Obsidian atau Apple Notes untuk menyimpan ide-ide atau daftar referensi tersebut. Pengecualian mungkin hanya berlaku untuk daftar belanja karena kemudahannya untuk dicentang saat Anda berada di toko.

Mengelola Proyek Melalui Daftar Spesifik

Dalam sistem yang efektif, daftar sebaiknya dipandang sebagai proyek yang memiliki masa berlaku. Misalnya, saat Anda sedang mempersiapkan perayaan besar, buatlah daftar khusus untuk menampung semua tugas terkait proyek tersebut.

Begitu proyek selesai, daftar tersebut idealnya dihapus atau diarsipkan. Hindari membuat kategori permanen yang terlalu luas karena hal itu cenderung menjadi tempat penumpukan tugas-tugas yang tidak jelas statusnya atau tidak dapat segera ditindaklanjuti.

Pemanfaatan Fitur Seksi dan Subtugas

Untuk proyek yang membutuhkan perencanaan mendalam, fitur Sections dan Subtasks di Apple Reminders sangatlah berguna. Fitur ini memungkinkan Anda membagi satu proyek besar ke dalam beberapa segmen tanpa harus membuat banyak daftar terpisah.

Sebagai contoh, jika Anda sedang merencanakan perjalanan jauh, Anda bisa membagi tugas ke dalam seksi persiapan kendaraan, perlengkapan mendaki, dan administrasi perjalanan. Ini menjaga fokus Anda tetap tajam pada satu area persiapan dalam satu waktu.

Strategi Daftar ‘Inbox’ atau Main List

Gunakan satu daftar utama sebagai penampung default untuk semua tugas baru yang muncul secara mendadak. Banyak orang menyebutnya sebagai Inbox. Ini adalah tempat untuk membuang semua pikiran agar Anda tidak lupa, sebelum nantinya dipindahkan ke daftar proyek yang relevan.

Kategori Khusus untuk Alur Kerja yang Efisien

Ada dua jenis daftar tambahan yang sangat disarankan untuk menjaga kelancaran sistem Anda: Waiting List dan Backburner List.

• Waiting List: Digunakan untuk mencatat hal-hal yang di luar kendali Anda, seperti menunggu balasan email dari klien atau kiriman paket.
• Backburner List: Berisi tugas yang bisa dikerjakan tetapi tidak mendesak untuk dilakukan dalam waktu dekat.

Menentukan Prioritas dengan Flagging

Sistem penandaan atau flagging sangat efektif untuk menyaring tugas yang harus diselesaikan hari ini. Dengan menandai tugas-tugas tertentu, Anda mengangkat item yang paling kritis ke puncak antrean, sehingga Anda tidak terdistraksi oleh puluhan tugas lainnya.

Menggunakan Tag untuk Konteks Situasi

Tag dapat digunakan untuk menandai kapan atau di mana sebuah tugas bisa dikerjakan. Misalnya, tag #fokus untuk pekerjaan yang butuh konsentrasi tinggi, atau tag #perjalanan untuk hal-hal yang bisa diselesaikan saat Anda sedang berada di dalam mobil.

Dengan menggunakan tag berbasis konteks, Anda bisa dengan mudah menemukan hal-hal yang bisa dikerjakan sesuai dengan situasi Anda saat itu, seperti saat sedang menonton TV atau saat memiliki waktu luang di sela-sela rapat.

Disiplin dalam Peninjauan Rutin

Teknologi hanyalah alat bantu; kunci sebenarnya dari manajemen tugas adalah disiplin. Anda perlu melakukan peninjauan daftar secara berkala, baik setiap hari maupun setiap beberapa hari sekali, untuk memastikan semua tugas masih relevan dan berada di kategori yang benar.

Manfaat Psikologis dari Sistem yang Teratur

Manfaat terbesar dari memindahkan semua daftar tugas ke dalam sistem adalah ketenangan pikiran. Anda tidak perlu lagi menghabiskan energi mental hanya untuk mengingat apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Dengan meletakkan semuanya ke dalam aplikasi seperti Apple Reminders, Anda mengurangi stres secara signifikan. Pikiran Anda menjadi lebih jernih untuk fokus pada eksekusi tugas, bukan sekadar mengingat-ingat daftar pekerjaan yang belum selesai.

Membangun sistem manajemen tugas pribadi adalah investasi jangka panjang untuk produktivitas dan kesehatan mental Anda. Mulailah dengan langkah kecil, dan sesuaikan alat yang ada agar bekerja untuk Anda, bukan sebaliknya.